Praktische organisatie van het beheer bij club KP O-3 Artevelde
Club O-3 Artevelde wordt geleid door drie afgevaardigden die samen, conform het intern reglement, alle beslissingen voor de operationele werking van de club nemen. Naast een zekere polivalentie in de uit te voeren taken zijn ze elk gespecialiseerd in één van de volgende taken:
- de communicatie van/naar de leden (nieuwsbrieven, registratie van deelname aan activiteiten, rapporten van interne vergaderingen, …);
- De boekhouding, verzekering, rapporten naar de afdeling;
- De organisatie van uitstappen (vervoer, praktische regeling van de activiteiten, …).
De clubafgevaardigden wijzen een commissaris van de rekeningen aan belast met de controle van de rekeningen en de boekhouding van de club. Hij krijgt daartoe inzage van alle boekhoudkundige stukken (facturen, onkostennota’s, bankafschriften, …). Hij geeft zijn goedkeuring door mede-ondertekening van het financiële rapport van het werkingsjaar aan de afdeling.
De clubafgevaardigden beslisten de oprichting van een website conform de richtlijnen van het intern reglement en stelden een webmaster aan die de website van de club aanvult met gegevens aangereikt door het bestuur van de club.
Praktische organisatie van de uitstappen bij club KP O3-Artevelde
Elke activiteit wordt via een nieuwsbrief persoonlijk toegezonden aan de leden uiterlijk 15 dagen vóór de activiteit. De nieuwsbrief wordt ook gepubliceerd op onze website. Leden die door omstandigheden (panne PC, verlof, …) de betreffende nieuwsbrief niet tijdig ontvangen worden verzocht om de nieuwsbrief op onze website te raadplegen of om zelf contact op te nemen met één van de clubafgevaardigden (telefonisch of per e-mail) om de details van de nieuwsbrief op te vragen.
Alle correspondentie met de clubleiding wordt steeds gericht aan ca@kp-artevelde.be. Met dit adres bereikt men de drie clubafgevaardigden en vermijdt men het niet noteren of doorgeven van een melding wegens afwezigheid of ziekte van één van hen.
Voor een degelijke organisatie van een activiteit (autobus, gidsen, restaurant, …) is het cruciaal dat de clubafgevaardigden vóór of op de in de nieuwsbrief vermelde tijdslimiet verwittigd worden van deelname of niet-deelname (per e-mail of telefoon) en dat de bijdrage vóór of op die tijdslimiet gestort wordt. Het niet respecteren van deze tijdslimiet kan leiden tot het niet aanvaarden van de aanvraag voor deelneming (met uiteraard de terugbetaling van de eventueel gestorte bijdrage).
Bij annulering van een reeds betaalde deelneming vóór of op die tijdslimiet volgt er een 100% terugbetaling. Na die datum, tot op 5 dagen vóór de datum van de activiteit, is er een terugbetaling van het recupereerbaar gedeelte van de bijdrage. Kunnen niet terugbetaald worden zijn bv. de deelname in de kosten voor de bus, gidsen, en betalingen die voorafgaandelijk vereist werden en niet kunnen teruggeëist worden. In sommige gevallen is dit ook het geval voor de restaurantkosten.